Principali funzionalità
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PRINCIPALI FUNZIONALITÀ

 

EDM permette la gestione ottimizzata dei dati di commessa, dei documenti di ingegneria e dei transmittals.


Una corretta gestione dei documenti relativi ad una commessa di ingegneria prevede la definizione precisa di tutte le informazioni contrattualizzate con il cliente: proprio per questo è possibile configurare e parametrizzare EDM in funzione delle specifiche esigenze aziendali e di progetto.

 

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STEP 1

configurazione della commessa

 

STEP 2

gestione dei documenti di commessa e
workflow automation

 

STEP 3

transmittal In/Out

 

STEP 4

calcolo del progress

 

STEP 1 - configurazione della commessa

Una caratteristica peculiare di EDM è la sua flessibilità, che consente di impostare in modo indipendente, per ciascun contratto, una serie di parametri e attributi, consentendo di utilizzare l'applicazione per gestire contemporaneamente vari progetti. Quindi, quando inizi a lavorare con un nuovo contratto, il primo passo è la configurazione di EDM.
Quello che potrai apprezzare di EDM è che puoi davvero adattare il software al tuo processo di workflow e agli specifici requisiti di contratto senza alcuna necessità di programmazione del software: devi solo configurarlo in qualche semplice passaggio.

Ad esempio puoi configurare:

  • la lingua predefinita;
  • le modalità di calcolo del progress;
  • il numero di giorni massimi per dare risposta ai clienti;
  • l’eventuale calcolo del codice di transmittal in e transmittal out;
  • la possibilità di modificare o meno i documenti approvati;
  • il limite kb per invio email (transmittal);
  • l’eventuale possibilità di generare in automatico il format pdf di documenti nativi excel o word;
  • lo step di avanzamento dei documenti di commessa.

L'ultimo punto menzionato merita uno sguardo più attento, abbiamo detto che è possibile configurare lo step di avanzamento dei documenti di commessa: vuol dire che la configurazione di ogni commessa può essere personalizzata in funzione delle specifiche contrattuali definite con il cliente e per ogni commessa è possibile definire degli step di avanzamento.
Gli step definiti possono essere combinati in n sequenze di step, creando dei percorsi di avanzamento per i documenti. Ad ogni step di avanzamento della commessa, il documento viene sottoposto ad un workflow, personalizzabile in funzione delle esigenze.

STEP 2 - gestione dei documenti di commessa

Dopo aver personalizzato EDM in funzione della commessa, è possibile ora vedere come i documenti collegati ad una commessa vengono gestiti all’interno della procedura di EDM.
Con EDM gestire i tuoi documenti tecnici e i relativi workflow è molto semplice e veloce, ogni documento di commessa viene gestito mediante una maschera di Dettaglio Documento, da cui è possibile accedere, inoltre, a diverse schede per la gestione di informazioni relative al documento.
Ogni documento di commessa è tracciato mediante un Codice di documento Interno e un Codice Documento Cliente.

La procedura standard prevede tre modalità di inserimento di un documento di commessa:

  1. Inserimento di un documento di commessa che richiede un iter di redazione, controllo e approvazione interna, prima di essere pronto per la distribuzione;
  2. Inserimento di un documento di commessa già approvato e in attesa di distribuzione;
  3. Inserimento di un documento già approvato dal cliente (da valutare, per allegare documentazione inviata dal cliente).

Come anticipato, è possibile inserire documenti di commessa da sottoporre ad un iter di redazione, controllo, approvazione interna e distribuzione.

EDM propone un workflow standard, che può essere personalizzato in funzione delle esigenze aziendali.

STEP 3 - inviare documenti tramite transmittal

Una volta che il documento è pronto per essere inviato, con EDM è possibile gestire i transmittal OUT verso clienti o fornitori.

Senza un modo per controllare e verificare il processo di scambi dei transmittal, i progetti possono bloccarsi aumentando rischi e confusione su ciò che è stato inviato: quale versione di un documento, cosa è stato approvato e in che modo terze parti sono state coinvolte nel processo.

EDM Transmittal Management aiuta a standardizzare e garantire un ciclo di vita completo e trasparente per i transmittal in entrata e in uscita: dalla creazione e dalla revisione, al controllo e alla conservazione conformemente alle specifiche di commessa. Automatizzare questo processo riduce il rischio di errori e di ritardi causati solitamente dai processi convenzionali manuali.

Con EDM un utente può creare facilmente un transmittal, i progress possono essere salvati in qualsiasi momento per una revisione successiva, senza inviare. I transmittal possono essere configurati in modo da andare incontro alle caratteristiche tecniche della posta elettronica del ricevente. Ad esempio si può inviare una e-mail con link ai documenti, una e-mail con allegati tutti i documenti, oppure una e-mail con allegati i documenti fino al raggiungimento del massimo valore in KB impostato per il cliente/fornitore.

Per ogni singola commessa EDM consente di configurare la numerazione dei transmittal, per rispondere alle logiche di numerazione del cliente. È possibile definire un template per la copertina dei transmittal rivolti ai clienti e un template per la copertina dei transmittal rivolti ai fornitori. È supportato sia il formato Word che il formato Excel. La procedura consente di scegliere se, una volta effettuato l’invio, si desidera o no memorizzare la copertina nel dettaglio del transmittal. Inoltre, è possibile definire se trasformare il file in formato PDF prima dell’invio e personalizzare il corpo e l’oggetto dell’email che viene inviata insieme al transmittal, oppure è possibile inviare i file nativi.

STEP 4 - calcolo del progress

Grazie alla funzionalità di Calcolo Progress, EDM calcola la percentuale di progress per ogni singolo documento collegato alla commessa ed è visualizzabile, con un solo clic, per cliente/fornitore attuale o futuro a seconda della data di consegna stipulata.

Il progress può essere calcolato su tutti i documenti del progetto o su un sottoinsieme di questi, che vengono estratti tramite l'uso dei filtri impostati dall'utente.

Un esempio di un diagramma di avanzamento:

MODULO PROCUREMENT

Il modulo Procurement permette all’ufficio acquisti di gestire tutte le fasi relative all’approvvigionamento delle risorse, e in particolare:

  • dei pacchetti di documenti di specifica con relativo IR;
  • dei documenti in arrivo dai fornitori;
  • dell’invio delle RDO;
  • del workflow dell’approvazione tecnico /commerciale dei preventivi dei fornitori.

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transmittal In/Out
calcolo del progress