Modulo Procurement
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MODULO PROCUREMENT

EDM è la soluzione ideata da Errevi System per gestire la documentazione di commessa e trova il suo impiego in tutti i contesti dove sono previste attività di ingegneria e, in particolare, ha una delle sue massime espressioni nella gestione dei documenti legati alle commesse dei General Contractors operanti in ambito EPC.

EDM permette la gestione ottimizzata dei dati di commessa, dei documenti di ingegneria e dei transmittals.

configurazione della commessa
gestione dei documenti di commessa
transmittal In/Out
calcolo del progress
modulo procurement

Creazione e invio delle RDO

Il modulo Procurement permette all’ufficio tecnico di gestire all’interno della commessa i documenti relativi alle specifiche di acquisto (RDO). È possibile creare una richiesta di acquisto generica e poi duplicarla tante volte quanti sono i fornitori a cui è necessario inviarla.

Durante la creazione della richiesta generica è possibile definire alcuni paramentri, quali la commessa di riferimento, la data di emissione, la scadenza dell’offerta, ecc. In questo modo, il sistema ricorda all’utente quali RDO sono in scadenza rispetto alle date indicate.

Inoltre, è possibile definire quali sono i documenti di commessa che fanno parte dell’RDO ed allegare altri documenti a corredo della richiesta di offerta.
Il modulo Procurement permette all’ufficio tecnico, che prepara i documenti per l’RDO, di interagire con l’ufficio acquisti, il quale può successivamente integrare e poi spedire le singole richieste di acquisto.

La spedizione avviene grazie alla creazione automatica di una email con allegata la documentazione relativa all’RDO.
Le specifiche possono essere aggiornate in qualsiasi momento se vengono riviste dall'ufficio tecnico.

È possibile inoltre caricare ulteriori documenti ed in particolare:

  • File Allegati: è possibile caricare in questa cartella ulteriori file che non provengono dall’ingegneria, ad esempio un testo di fideiussione ovvero di una lettera di credito ecc;
  • Allegati Offerta: sarà possibile caricare qui la documentazione di offerta ricevuta dai fornitori;
  • Note: è possibile inserire delle note che restano a disposizione di tutti gli utenti abilitati.Gestione dell'offerta dei fornitori.

Gestione delle offerte

Il sistema permette sia al personale tecnico che al buyer di analizzare le varie offerte anche in modo disgiunto, man mano che arrivano, ovvero di lasciarle pending fintanto che non sono state ricevute tutte.

Il sistema può essere quindi interrogato sulle singole richieste e sul loro stato.
Il sistema consente la classificazione delle offerte ricevute, ciascuna di esse può essere infatti definita:

  • Accettabile: con questa azione l’offerta è tecnicamente accettata e torna nella disponibilità del buyer per la definizione commerciale/economica;
  • Non Accettabile: con questa azione l’offerta viene scartata, si dovrà ricevere una nuova offerta;
  • Revisione per commenti tecnici: con questa azione si richiede una revisione al fornitore;
  • Nuova revisione per variazione specifiche: con questa azione si richiede una revisione al fornitore a seguito di modifiche delle condizioni tecniche di fornitura.

Il modulo Procurement permette all’ufficio acquisti di gestire tutte le fasi relative all’approvvigionamento delle risorse, e in particolare:

  • dei pacchetti di documenti di specifica con relativo IR;
  • dei documenti in arrivo dai fornitori;
  • dell’invio delle RDO;
  • del workflow dell’approvazione tecnico /commerciale dei preventivi dei fornitori.

 

configurazione
della commessa

 

gestione dei documenti
di commessa

 

transmittal In/Out

 

calcolo del progress

 

modulo di procurement