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Gare d’appalto e gestione documentale: gli strumenti giusti per non sbagliare
Errevi System
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Gare d’appalto e gestione documentale: gli strumenti giusti per non sbagliare

Una corretta gestione documentale delle gare cui si partecipa risulta fondamentale per la validità delle offerte inviate nell’ambito delle procedure d’appalto. È quindi importante conoscere a fondo il processo e dotarsi di strumenti Business Process Management idonei e performanti

Lavorare nell’ufficio gare di grandi aziende che contrattano con le Pubbliche Amministrazioni o, per esempio, con importanti General Contractor, significa trovarsi a fronteggiare una mole di documenti davvero imponente che, se non correttamente archiviata e gestita, può generare disorganizzazione o, ancor peggio, errori in grado di invalidare la partecipazione stessa agli appalti. La partecipazione a una gara può per semplicità riassumersi in due fasi: valutazione della fattibilità e predisposizione della documentazione amministrativa/tecnica/economica.

In entrambi i passaggi, è necessario sia archiviare che generare diversi documenti, e spesso per farlo le aziende ricorrono al semplice file system che però, non permettendo di gestire automaticamente molti aspetti (quali il versioning dei documenti, le anagrafiche dei clienti, i cicli di approvazione dei documenti di offerta, di partecipazione alla gara), risulta spesso essere inadeguato allo scopo. Errevi System, azienda ICT che dal 1997 affianca grandi imprese e le PA nel loro percorso di innovazione tecnologica, ha voluto quindi approfondire le procedure di gestione dei documenti nell’ambito delle gare d’appalto, per individuare le criticità, e definire un corretto workflow da attuare attraverso sistemi informatici adeguati.

Per una corretta gestione documentale, in fase di valutazione di fattibilità, è importante:

• archiviare tutti i riferimenti anagrafici della stazione appaltante;
• registrare sui propri sistemi l’opportunità di vendita, qualificandola attraverso una serie di dati (stima economica, Paese di installazione, stime tecniche, consegne, etc.);
• archiviare tutti i documenti di gara (capitolato, specifiche tecniche, documentazione amministrativa);
• definire per ciascun documento o area documentale i diritti per i diversi utenti che devono visualizzarli e/o editarli;
• definire i livelli di riservatezza dei dati;
• effettuare un’analisi dei rischi (su Paese, logistica, costi, etc.);
• richiedere l’autorizzazione a procedere alle persone preposte.

Terminata questa prima fase, se si è deciso di non procedere, la gara dovrà essere archiviata: è sempre utile, a fini di analisi, registrare anche le motivazioni che hanno portato a tale scelta.
Se, al contrario, la fase di valutazione dà esito positivo, si renderà necessario procedere alla definizione dei documenti di offerta.

La documentazione di offerta deve quindi essere suddivisa nelle diverse tipologie (amministrativa, tecnica, economica, probatoria) attraverso una struttura di subfolder molto puntuale, ed è fondamentale conservare il versioning di tutti i documenti creati in modo da avere sempre e con facilità a disposizione le versioni precedenti in caso di necessità.

Dopo l’invio della gara, sia in caso di vittoria che di perdita, è sempre opportuno registrare le motivazioni e i punti di forza/debolezza dell’offerta presentata.  Bisogna predisporre i propri sistemi affinché qualsiasi passaggio cruciale della gestione dell’intera gara venga notificato ai diversi attori coinvolti nella sua preparazione. Inoltre, è di fondamentale importanza che i sistemi adottati consentano ai responsabili delle commesse di gestire le diverse autorizzazioni anche in mobilità.

È poi sempre utile analizzare l’andamento della partecipazione alle procedure d’appalto, attraverso la creazione di opportuni report.

In ultimo, i sistemi di gestione documentale adottati devono sempre prevedere una gestione simultanea di più procedure, per permettere all’ufficio gare di avere un quadro generale dello stato delle offerte e uno scadenziario utile a tenere sotto controllo tutti i diversi passaggi.

Per gestire il workflow sopra descritto, Errevi System ha sviluppato un’applicazione web-based, in grado di mettere ordine nel complesso mondo documentale degli appalti, grazie a una procedura automatizzata di gestione dei files.
Adottare strumenti di Business Process Management idonei, performanti e capaci di gestire complessi processi documentali, influisce positivamente sulla quotidianità degli uffici gare che ottengono diversi benefici, quali risparmio di tempo, maggiore controllo dei dati e riduzione dei casi di errore.

Autore: Davide Rovesti, Business Solutions Division Director, Errevi System

Articolo pubblicato su Impiantistica Italiana - Novembre-Dicembre 2018


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